Norme generali per la consultazione dei documenti dell’archivio storico

– I documenti dell’archivio storico sono consultabili gratuitamente da chiunque, cittadino italiano o straniero maggiorenne, ad eccezione di quanti risultino essere stati formalmente esclusi dalle sale di studio.

– Tutti gli utenti hanno diritto ad accedere ai documenti dell’archivio storico con uguali diritti e doveri.

– Fanno eccezione, ai sensi delle leggi vigenti, i documenti:

• di carattere riservato relativi alla politica interna ed estera dello Stato che divengono consultabili cinquanta anni dopo la loro data;
• contenenti i dati di cui agli articoli 22 e 24 della legge n. 675/1996: dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione ai partiti, sindacati, associazioni o organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, che divengono liberamente consultabili quaranta anni dopo la loro data, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale oppure rapporti riservati di tipo familiare che divengono consultabili settanta anni dopo la loro data;

– I documenti dei processi penali sono consultabili settanta anni dopo la data della conclusione del procedimento.

– L’accesso, per motivi di studio, ai documenti esclusi dalla consultazione può essere autorizzata dal Ministero dell’Interno, tramite domanda da indirizzare direttamente alla Prefettura.

– Il Responsabile dell’archivio storico può escludere dalla consultazione e/o dalla fotoriproduzione i documenti il cui stato di conservazione renda necessario tale provvedimento.

Consultazione dei documenti

– Per essere ammessi alla consultazione è necessario preliminarmente presentare domanda al Comune, anche via fax, utilizzando l’apposito modulo distribuito presso la Biblioteca Comunale.

– L’autorizzazione, rilasciata dal Responsabile del servizio archivistico, è strettamente personale, valida per una singola ricerca e per l’anno solare in corso.

– Una volta ottenuta l’autorizzazione alla consultazione, l’accesso alla sala di studio va preventivamente concordato con il responsabile del servizio.

– Gli utenti sono tenuti all’osservanza delle norme per l’accesso alla sala di studio e in materia di trattamento dei dati personali per finalità storiche, statistiche e di ricerca scientifica.

La sala di studio

– Gli studiosi ammessi alla sala di studio sono tenuti ad esibire un valido documento d’identità e firmare il registro delle presenze giornaliere.

– È vietato portare in sala di studio borse, cartelle, giornali e contenitori di qualsiasi genere. Questi vanno depositati negli appositi armadietti collocati fuori dalla sala.

– Nella sala di studio e nelle sue immediate vicinanze si deve osservare il massimo silenzio. È assolutamente vietato fumare e fare uso del telefono cellulare.

– Gli utenti che non rispettano le norme per l’accesso alla sala di studio potranno essere allontanati dalla stessa. Il Responsabile dell’archivio può rifiutare l’accesso alla sala di studio nei casi previsti dalla legge, in caso di reiterate mancanze e nel corso di circostanze eccezionali.

– La richiesta di consultazione di documenti dell’archivio storico va presentata utilizzando il modulo disponibile sia presso la sala di studio dell’archivio storico sia presso la Biblioteca Comunale.

– Non possono essere richieste più di 3 unità archivistiche (buste, registri ecc.) per volta. La consegna dei pezzi viene espletata immediatamente. Durante la consultazione l’utente deve avere cura di:

• non introdurre alcuna azione che possa danneggiare il materiale documentario. È vietato estrarre, danneggiare, modificare, scomporre o segnare in qualsiasi modo i documenti ricevuti in consultazione. In particolare modo non è consentito apporre segni o numerazioni sulla carte, nonché l’uso di stilografiche o altre penne a inchiostro anche per prendere appunti personali;
• non cambiare l’ordine dei documenti all’interno dei fascicoli e su questi ultimi all’interno delle buste;
• non lasciare cartoncini o altri segni all’interno del materiale ricevuto in consegna;
• non scrivere o prendere appunti appoggiando fogli o quaderni sopra i documenti;

– Non è consentito scambiarsi le unità documentarie senza autorizzazione scritta dell’addetto della sala di studio.